В продолжение темы о меж- (-ведомственный, - корпоративный)-документообороте (http://ecmclub.blogspot.com/2010/02/blog-post_08.html). По этому поводу наткнулся вот на такую публикацию (начало ноября 2009) - http://doc.cnews.ru/reviews/index.shtml?2009/11/03/368422
"8 октября 2009 года в действие вступило постановление правительства РФ об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота. Согласно ему..." И далее. по ссылке.
Как я понял, что речь там идет о создании защищенной и надежной (гарантированная доставка) электронной почты. Ну, и чтобы документы передавались в читаемых файловых форматах (не в Лексикон-ДОС).
Так может быть этого вполне достаточно?
Я еще лет десять назад имел возможность немного познакомиться в документоборотом в Microsoft. Так там все было реализовано на уровне электронной почты...
Другой пример: наша редакция (PC Week). Это очень хороший пример организации с четко прописанными деловыми процессами (прохождение статей, графики мероприятий и пр), причем весьма оперативными.
Попытки внедрения каких-то специальных систем документооборота (делались не раз) так и не получились. Все взаимодействие идет через обычную электронную почту (с внутренним бэкофисом фиксации состояния процессов) и в общем-то нет никаких организационных проблем.
четверг, 11 февраля 2010 г.
Подписаться на:
Комментарии к сообщению (Atom)
akolesov>> Как я понял, что речь там идет о создании защищенной и надежной (гарантированная доставка) электронной почты. Ну, и чтобы документы передавались в читаемых файловых форматах (не в Лексикон-ДОС). Так может быть этого вполне достаточно?
ОтветитьУдалитьЭлектронная почта - это всего лишь система доставки (аналог простой почты), она не решает задач управления документами. Зарубежный опыт показывает, что наладить базовое управление документами в электронной почтовой системе тоже можно, но нехватку функциональных возможностей приходится компенсировать организационными мерами, и результат не всегда получается удовлетворительный. Попробуйте-ка в типовой почтовой системе зарегистрировать документ :)
Документами удобнее управлять в специализированных системах, поддерживающих классификацию, сбор и сохранение метаданных, регистрацию, маршрутизацию и workflow-процессы, контроль исполнения, отслеживание сроков хранения и много чего другого, чего в ЭП нет. Да и в действующих Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти чётко сказано: "Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти", поэтому (даже при использовании ЭП как системы доставки) приходится решать проблему стыковки различных СЭД.
Как система доставки, ЭП тоже не в состоянии решить всех задач, - например, потому, что
1) не все виды данных удобно передавать через ЭП - например, когда нужен доступ к базе данных другого ведомства,
2) в ряде случаев скорость ЭП недостаточна,
3) объёмные массивы данных через почту не передашь - через ЭП парочку терабайт не пробросишь, такие массивы удобнее передавать на съёмных носителях (про этот способ передачи госорганы почему-то постоянно забывают!).
Для пересылки файлов конечно достататочно, для построение межведомственных бизнес-прроцессов или коллективного управления документами конечно нет.
ОтветитьУдалить"Так может быть этого вполне достаточно?" Это вы в самом деле всерьез спросили или это шутка?
ОтветитьУдалитьВполне серьезно.
ОтветитьУдалитьЯ не говорю о том, что электронная почта покрывает все возможные проблемы. Но если она покрывает 50%, то, может быть, нужно начинать именно с этого.
А то мы постоянно ставим недостижимые цели, покрытия 100%.
Проблема, как видится, заключается в обсуждении проблем на каком-то сугубо теоретическом уровне, без привяки к реалиям.
Мы постоянно говори
Всерьез обсуждать в блоге, посвященном ECM, является ли электронная почта достаточной для межведомственного документооборота - это как-то уж слишком... простите уж за прямой вопрос, но - а вы физику процесса хорошо понимаете?
ОтветитьУдалитьЭтот комментарий был удален автором.
ОтветитьУдалитьБоюсь, вы в семестре не работали - не получится сдать :)
ОтветитьУдалитьИСПРАВЛЕНИЕ:
ОтветитьУдалитьЯ НЕ собираюсь выступать экзаменуемым на условиях анонимности экзаменующего.
И вообще: я уже давно принимаю экзамены, а не сдаю их...
akolesov>> Я не говорю о том, что электронная почта покрывает все возможные проблемы. Но если она покрывает 50%, то, может быть, нужно начинать именно с этого.
ОтветитьУдалитьIMHO в такой ЭП есть смысл, даже если она решит только одну проблему: позволит на порядок реже пользоваться фельдсвязью (может быть, заодно слегка пообломав бумажный менталитет кое-кого из высокопоставленных лиц) :)
Я отнюдь не рассматриваю Э-Почту (чтобы не путать с ЭП - электронной подписью, помниться именно так теперь именуется ЭЦП) как некоторое 100-%-ное решение всех проблем.
ОтветитьУдалитьВопрос в другом
1. Пост был написан по поводу Постановления Правительства. Вопрос:
А) В какой степени реально полезно такое постановление (то, что там предлагается сделать)
Б) Как оно выполняется на практике.
2. Как сегодня организаовано взаимодействие организаций?
3. Какую часть проблем взаимодействия организаций НЕЛЬЗЯ решить с помощью Э-Почты?
Я понимаю, что массивы Терабайтные по ней неудобно гонять. Но -- извините -- а разве документы, передаваемые из ведомства в ведомство, весят терабайты?
И еще я не понял по поводу недостаточной скорости Э-Почты... У нас что -- деловые процессы протекаются в режиме управления Противоракетной обороны?
akolesov>>...а разве документы, передаваемые из ведомства в ведомство, весят терабайты?
ОтветитьУдалитьФакты обмена массивами документированной информации, "весящими" несколько гигабайт, мне, во всяком случае, известны.
akolesov>> У нас что - деловые процессы протекаются в режиме управления Противоракетной обороны?
Андрей, а как Вы думаете, на какой скорости идут деловые процессы во многих отраслях бизнеса? Странный Вы вопрос задали - в ряде случаев ответ нужен сразу, а не через полчаса-час, а то и позже... Иначе бы никто не изобретал ни телефона, ни "асек". Надеюсь, Вы понимаете, что межведомственное взаимодействие не сводится к неспешной переписке двух больших начальников? :)
>> как Вы думаете, на какой скорости идут деловые процессы во многих отраслях бизнеса?
ОтветитьУдалитьДумаю, что на разной. А как выглядит распределение скоростей по частоте потребности в них – не знаю. Но могу предположить, что бОльшая часть – на неспешной.
Потребность в самолетах не отменяет необходимости в автомобилях и в ж-д.
Вы все время подходите к проблеме с какой-то общетеоретической, 100%-ной модели. А проблемы все же нужно решать поэтапно, пошагово. Хотя, разумеется, делая первый шаг, нужно все же представлять, как будете делать 10-й, и вообще – куда идете.
>> Вы понимаете, что межведомственное взаимодействие не сводится к неспешной переписке двух больших начальников?
Понимаю. Но при этом предполагаю (в том числе на основе личного сегодняшнего опыта), что на 90% (или на 30%?) межведомственное взаимодействие сводится именно к неспешной переписке.
Может быть, с этого и нужно начинать?
>> Факты обмена массивами документированной информации, "весящими" несколько гигабайт, мне, во всяком случае, известны.
Но это еще не повод заниматься всерьез решением подобных проблем. Например, если такие случаи происходят в стране раз в год. Не говоря уже о том, что хорошо бы еще узнать – что там пересылалось. Может быть, это подруги-секретарши обменивались видеороликами о путешествиях в летний отпуск…
>> Но это еще не повод заниматься всерьез решением подобных проблем. Например, если такие случаи происходят в стране раз в год>> Вот Вам повод, Андрей:
ОтветитьУдалитьЦитата: "Уже с 2011 года будет запрещено требовать у граждан какие-либо справки, если нужные сведения хранятся в каком-либо из государственных или муниципальных информационных фондов. Они для этого и создавались, чтобы люди не собирали по «кругу» одни и те же бумажки, не бегали бесконечно". Источник: http://www.premier.gov.ru/visits/ru/8327/events/8323/
Вы представляете, как это делать по электронной почте?
Во-первых, представляю. И технически и организационно. В принципе это делается точно также, как с обычной почтой с использованием разных уровней обеспечения доставки. Масса документов (например, та же налоговая отчетность) отправляется по обычной почте.
ОтветитьУдалитьГарантированную доставку и регистрацию почты сделать достаточно просто.
Во-вторых, я нигде не писал и не собираюсь писать, что Э-Почта решает ВСЕХ проблем взаимодействия людей и органиазций. ИТ позволяют реализовывать другие, более удобные эффективные варианты. Спору нет.
Но я-то в в посте задаю вопрос о том, насколько эффективно используют возможности почты сегодня?
Если он уже задействован на 100% и ее возможности для развития исчерпаны -- это одно дело. А если на 5% - другое.
А вы мне в ответ постоянно говорите о пользе применение единых архивов и что для работы с ними нужны более эффективные пользовательские интерфейсы.
>> Но я-то в в посте задаю вопрос о том, насколько эффективно используют возможности почты сегодня?>> Простите, Андрей, где Вы задаете этот вопрос - еще раз прочитала и не нашла.
ОтветитьУдалить>> А вы мне в ответ постоянно говорите о пользе применение единых архивов и что для работы с ними нужны более эффективные пользовательские интерфейсы>> Вы, наверное, перепутали, я об этом ни слова не сказала (см. мой комментарий выше). Или "вы" - это собирательное ко всем участникам блога?
1. Пост был о том: насколько полезна штука, о которой сказано в Поставновлении, и как она реализуется на практике.
ОтветитьУдалить2. Собирательное :-)
>> Масса документов (например, та же налоговая отчетность) отправляется по обычной почте.>> Да, сейчас все так и есть. Но мы-то говорим не об этом. Снова цитата: "Мы уже давно говорим о проекте «Электронное Правительство»... Он призван обеспечить качественный иной уровень предоставления госуслуг, снизить временные и финансовые затраты людей". (http://www.premier.gov.ru/visits/ru/8327/events/8323/) Качественно иной - понимаете? А не так, как где-то 10 лет назад работало... 10 лет - целая эпоха в ИТ.
ОтветитьУдалитьЯ задаю, как мне кажется, довольно конкретные вопросы. А получаю ответы на уровне "Призывов ЦК КПСС к 1 мая". Честно могу сказать: на меня цитаты от первых лиц страны не производят никакого впечатления.
ОтветитьУдалитьНет, Вы задаете вопросы, которые показывают, что Вы не знакомы с основами ECM (или подзабыли их)- в частности, отличие электронной почты от базовых сервисов управления документами. Могу порекомендовать курс ECM Practitioner.
ОтветитьУдалитьЗадаваться вопросом, а не голый ли, мол, король, для выяснения существа дела полезно (IMHO), а делать по этому поводу круглые «профессиональные» глаза, говорить «мальчик, иди отсюда» и ссылаться на большую науку («физику» ли процесса, ECM ли Practitioner Course) – нет. Это только укрепит подозрения насчет нового платья короля. Их, кстати, высказывает не один Андрей.
ОтветитьУдалитьДругое дело, что ответ на вопрос Андрея (даже, если он готов получить ответ в %%) не совсем однозначен. На практике сотрудники госучреждений (всех уровней) общаются друг с другом по электронной почте не меньше, чем остальные простые смертные. Имеется ввиду деловая, а не личная переписка. Однако, это никак не решает (скорее, усугубляет, порождая еще один пласт недоинтегрированного контента) проблемы межведомственного или межофисного документооборота. Почему?
Для того, чтобы документ правильно попал в шестерни управленческой машины, кто-то (кто?) должен принять решение о его деловом смысле. Например, спам имеет нулевой смысл и должен быть сразу удален, а, скажем, приказ о начале действия мобилизационного плана имеет высший смысл и должен быть отработан предельно быстро в соответствии со своим значением. Надеюсь, Андрей, Вы не подвергаете сомнению истинность потребности в дипломатической почте, экспресс-почте, фельдъегерской и т.п. почте, которыми учреждения пользуются (могут пользоваться) наряду с обычной почтой. То же самое с электронными коммуникациями. Мыслится, что в системе меж- документооборота циркулирует наряду с чистым контентом богатая управленческая семантика (мета-описания смысла), которая интерпретируется серверными приложениями, установленными у участников документооборота, и обрабатывается в соответствии с бизнес-логикой, заложенной в ведомственные (корпоративные) СЭД. Для этого, в частности, должна быть обеспечена абсолютно надежная идентификация отправителя, чего обычная почта по умолчанию не обеспечивает. Если вы, Андрей, получите письмо от некоего И.Щеголева, вы первым делом попытаетесь с помощью более надежного канала (например, сделав тривиальный call-back в приемную Министерства связи) понять, не разыгрывают ли вас. Но это очень малая часть проблемы, исчерпывающим образом в настоящее время решенная.
ОтветитьУдалитьЦентр тяжести меж- документооборота оказался в стандартизации этой самой управленческой семантики и этой самой бизнес-логики. Тут успехов мало, о чем на многих ветках этого сайта немало сказано. Поэтому та система, к которой вы отсылаете по приведенной ссылке, не пошла (пока) дальше защищенного транспорта. Поэтому вы и сравнили ее с простым е-мэйлом , хотя, мне кажется, я постарался вас убедить, что и транспортный уровень таких систем не сводится на 100% к общедоступным средствам электронной связи.
Спасибо за конструктивный ответ.
ОтветитьУдалитьНо все же мне бы очень не хотелось, чтобы ветка поста сводилась исключительно к просвещению назадачливого автора. Собственно, меня интересует вопрос -- насколько кажется актуальной поднятая в посте тема. Есть она (тема) является очевидной для всех (имею виду шикорую аудиторию, включая и Щеголева), то не стоит даже время тратить на объяснение однму незнайкк очевидный вещей.
Во-вторых, я, конечно, наивен и недостаточно образован, но все же понимаю различие между общедоступной и государственно-ведомственной. Насколько я понимаю, в постановлении правительства говорится не о Mail.ru или gmail.com
И точно также понимаю, что ответ на заданные вопросы (на которые ответы, тем не менее, так и не поулчены) не сводятся к односложной фразе и перечислению нескольких процентных величин.
Я хочу также сказать, что общий метод решения люорй проблемы достаточно хорошо известен. Нужно
1. Проанализировать текущую ситуацию
2. Определить ключевые проблемные точки
3. Проанализировать имеющейся опыт решения проблемы
4. Обосновать предлагаемое решение.
Скорее всего, я просто не в курсе дел. Но я пока не увидел в комментариях экспертов уверенность в том, что пп 1-4 реализованы.
>>> A_Sapozn На практике сотрудники госучреждений (всех уровней) общаются друг с другом по электронной почте не меньше, чем остальные простые смертные.
ОтветитьУдалитьОй а можно я в диструктивную лирику впаду, а то ну очень захотелось. Мы тут все сидим внутри ну если не садового, то МКАД, рассуждаем про безусловно правильные тренды в сторону создания электронного правительства и межведомственного документооборота, и забываем, что в замкадье не все так прогрессивно пока все же.
У меня один из родственников работает в одном из департаментов администрации Краснодарского края (ну вроде не самый дремучий регион ;) ). Так вот, 3 года назад там на весь департамент был один общий адрес электронной почты на mail.ru и 3 человека на весь департамент, умеющие с этой почтой взаимодействовать. На сегодня мейл все так же один, но количество юзеров - ура - выросло.
Собственно я к тому, что не стоит обобщать.
Ирина, я не написал "не меньше, чем мы с вами", а выразился "чем простые смертные". При чем здесь МКАД? И ни о каком прогрессе или электронном правительстве не было ни слова.
ОтветитьУдалитьСпасибо за "диструктивное" участие. А то я уж начал думать, что наша редакция осталась жить в 20-м веке, строя деловые процессы (кстати, работающие весьма эффективно) на базе незащищенной Э-Почты, в то время, как российские госучреждений и коммерческие предприятия уже давно ходится на переднем рубеже ИТ- и ЕСМ-прогресса...
ОтветитьУдалитьA_Sapozh: а делать по этому поводу круглые "профессиональные" глаза>>...
ОтветитьУдалитьДумаю, Вы напрасно отчитали меня, уважаемый коллега. Дело в том, что Андрей как раз профессионал - на моей памяти он уже лет 15 пишет обзоры рынков СЭД и ECM. А профессионал профессионалу в профессиональном блоге имеет, я полагаю, право напомнить, что не стоит "сводить обсуждение исключительно к просвещению незадачливого автора" :)
Я давно знаю Андрея и никаких сомнений в его профессионализме не высказывал. В данном случае он совершенно профессионально косил под простака. С пользой(IMHO) для дела. Повторяю, подозрения, что король на самом деле голый, высказываются сегодня достаточно часто и не самыми невежественными людьми - совсем наоборот. Если всерьез спорить с этим мнением, нужно приводить аргументы, а не делать круглые глаза, что этому, мол, учат в начальной школе.
ОтветитьУдалитьКстати, слово "химера" в контексте обсуждаемой тематики употребил не Андрей.
>> В данном случае он совершенно профессионально косил под простака >> Да, именно в этом и дело. Только вот зачем?
ОтветитьУдалитьА про "химеру" - это Вы к чему?
Во-первых, я совершенно искренне считаю, что с нормальная организации почтовой службы можно решить очень большую часть вопроса "меж-оборота". И при этом я опираюсь не только на общетеоритические соображения, но и на вполне конретных собственный опыт, поскольку поддерживаю довольно широкий круг контактов с разными организациями, решая деловые, в том числе и юридически значимые вопросы.
ОтветитьУдалитьВо-вторых, я хочу обратить внимание, что обмен мнениями тут ведется для просвещения собственно узкого круга участников обсуждения, а в целях попытки формирования некоторых позиций для более широкого круга читателей.
Тогда обоснуйте это, пожалуйста. Пока Вы стоите на позиции "А ну-ка, посмотрим, как вы мне докажете, что этого сделать нельзя".
ОтветитьУдалить