Лучше обсудить для начала одну конкретную вещь -- управление электронной почтой. В MoReq этому посвящен отдельный небольшой раздел, значит к теме документооборота это отношение имеет.
Как известно, любая приличная западная ECM-система имеет в совем составе модуль управления электронной почтой, который обычно обеспечивает достаточно простую операцию - автоматическое сохранение входящих и исходящих почтовых сообщений в систему документооборота. Технические детали сейчас не очень существенны - естественно есть разные настройки, фильтры, правила и т.д. Весьма удобная и практичная штука - вся переписка по e-mail также "подшивается" к делу.
Каюсь, не провел исследование у кого из наших разработчиков есть модули по управлению электронной почтой. (Надеюсь скажут сами.)
Конечно, у них там на психику заказчиков давит пресловутый Sarbanes-Oxley Act, по которому электронное письмо приравнивается к официальному документу и на него распространяются все положения этого закона. Но оно и по жизни так --- если вы имеете дела с западными партнерами, то отлично знаете, что слово, даденное по электронной почте очень редко можно проигнорировать. Даже если тот менеджер, который обещал вам скидку давно уволился, компания обычно слово держит.
Поэтому-то и принято держать электронные письма в более надежном месте, чем почтовый сервер, которым ведают айтишники.
У нас же (по крайней мере по моему опыту) отношение к электронной почте совсем иное, как к чему-то неофициальному, почти личному. Хотя бывает и другая крайность - все попавшее в корпоративный ящик распечатывается и уже на бумаге доставляется руководителю. В общем странно порой наши люди обращаются с почтой.
В одной уважаемой организации задал такой же вопрос - почему бы вам не установить модуль интеграции СЭД с электронной почтой, чтобы регистрировать все входящие и исходящие сообщения. Ведь вы работаете с западными партнерами, будьте уверены, что они добросовестно все ваши письма регистрируют и сохраняют, закон у них такой. А вот случись что, так они все ваши письма тут же предъявят, а у вас и копий нет, человек свой ящик почистил и привет. Люди призадумались и модуль этот в план включили.
Сейчас многие инстанции, начиная от Президента, принимают электронные письма от граждан. (Занятно, но по регламенту ответ должен быть на бумаге. Не до конца доверяют еще чиновники этим электронным штукам.) Значит, надо будет их как-то регистрировать, конечно захочется автоматически. Поэтому полагаю, что задача интеграции электронной почты с документоборотом уже на повестке дня.
Может это и не слишком объемный сегмент рынка, но как возможность доплнительных продаж существующим клиентам рассматривать можно. Пора уже включать электронную почту в общий контур документооборота.
Стас!
ОтветитьУдалитьСпасибо профессионалу (от не являющегося таковым), который решил не просто созерцать "куда идет блог", а принять прямое участие в выработке курса!
P.S. Но все же будет лучше, если HTMP-тег -more- ты будешь устанавливать сам. Хотя у меня это тоже получилось :-)
Stanislav M>> Конечно, у них там на психику заказчиков давит пресловутый Sarbanes-Oxley Act, по которому электронное письмо приравнивается к официальному документу и на него распространяются все положения этого закона.
ОтветитьУдалитьКогда же бедного Сарбейнса-Оксли оставят в покое! :)) Ну не содержит этот закон (регламентирующий аудит публично торгующих компаний) ни одного положения такого рода - хотя бы потому, что этого не требуется. Аглосаксонское право содержит понятие "деловые документов", к которым относят документы, создаваемые в ходе нормальной деловой деятельности, в момент, близкий ко времени совершения деловой операции, лицом, имеющим к этой операции непосредственное отношение (печатей и подписей может вообще не быть). Ну а электронная почта - это не вид документа, а способ его доставки (ровно так же, как обычная почта), поэтому не всякое электронное сообщение признается деловым документом, "документность" определяется в зависимости от содержания сообщения.
Кстати, в близком духе выдержано определение "документа" в авторитетном международном стандарте ISO 15489-2001 (у нас ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007).
Вместо Сарбейнса, лучше было сослаться на американское процессуальное право. Вот где настоящая крутизна! Суд принимает в качестве доказательств любую "сохраненную электронным образом информацию", и стороны обязаны, под страхом крайне болезненных наказаний, представить всю (совсем всю!!) имеющуюся у них относящуюся к делу информацию, вне зависимости от вида носителя.
Справедливости ради надо сказать, что наши суды тоже принимают электронную почту в качестве доказательств, и я видела ряд арбитражных дел, решения по которым были приняты на основе электронной почтовой переписки.
В общем странно порой наши люди обращаются с почтой.
Американцы ровно так же с ней обращались до тех пор, пока в конце 1990-х годов суды не стали принимать электронную переписку в качестве доказательства наравне с бумагами.
Меня тут недавно в комментариях обсмеяли, когда я задал вопрос: какая роль отводится э-почте в деле автоматизации документооборота. Мол -"э-почта - это вообще не СЭД, а мы тут не почтой, а документооборотом занимаемся".
ОтветитьУдалитьПримерно так.
Вчера был на однодневном курсе AIIM ECM Practitioner. Напишу об этом отдельно. Но сразу скажу - в принципе ничего нового не узнал (все же в курсе немного западных дел), но при этом получил ряд важный поддтверждений своим представлениям.
Так вот. То, что мы именуем СЭД (и до сих пор не смогли определить, что это такое) - это лишь небольшая часть ECM. А ECM рассматривает э-почту как один из своих наиболее важных компонентов.
И задачу видит не в том, чтобы заменить э-почту на "крутые СЭД", а в том, чтобы оптимальным образом интегрировать общие средств ECM (типа э-почты) с специальными (то, что у нас именуют СЭД, но что это такое - непонятно :-)).