История ECM, или как мы здесь оказались (или об эффективности СЭД)

Не так давно попалась одна статья-размышление о том откуда и куда движится ECM. Пишет можно сказать ветеран этого движения, один из старейших членов AIIM. Некоторые вопросы аукнулись вчера на Докфлоу. Основной - об эффективности и окупаемости СЭД. (Кстати, единства мнений на этот счет вчера не получилось, возможно стоит обсудить отдельно.)

И может даже более важный вопрос -- а что такое СЭД? -- про это так же толком не договорилсь на круглом столе. Мое впечателение такое: у нас, в России, пытаются заузить поле деятельности СЭД, сводя все больше к Records Management. У них же наоборот -- ECM становится все шире и шире, вбирая все смежные области. Поэтому Атле и говорил про социальные сети и Web 2.0 -- для них это уже ECM. (И возможно остался непонятым -- какое отношение это имеет к документоообороту?)

Итак, читайте статью ветерана AIIM - их тоже волнуют эти вопросы
------------------------------------------------------------------------------


История ECM, или как мы здесь оказались

Какой длинный и странный был путь. Краткая история ECM от человека, прошедшего все это.
— Alan Linden

Давайте начнем с того, что оглянемся назад и посмотрим на наши истоки — микрографию и NMA. Для тех, кто пришел в индустрию позже, это National Micrographic Association. Начиналось все с катушечных микропленок. Которые усиленно продвигал Kodak; это был полу-автоматизированный способ поиска информации с использованием технологии Blip Code (автор не поясняет, что это такое). Вне зависимости от технологии, основной целью был поиск документов и информации.
Звучит знакомо?

Вдобавок к этому появились микрофиши. Потом стали использовать компьютеры. Думали, что это повысит скорость поиска в полу-автоматизированных системах. Но успех был ограниченным.
Началась эра PC и и первым вопросом был «Мы инвестируем все эти деньги в PC. Где ROI и повышение продуктивности?» Этот вопрос привел к формированию Совета по Продуктивности AIIM, в котором я был избран Председателем. Это совпало с переименованием организации из NMA в AIIM.

Борьба с проблемой «продуктивности белых воротничков» значительно отличалась от катушек и рулонов микрографической эры. Ответы стали появляться когда PC начали объединять в сети. Connectivity (до сих пор не знаю подходящего русского слова) привела к скачку в продуктивности белых воротничков.

С наступлением эпохи PC, имиджинг-технологии стали появляться на сцене, наподобие систем Wang и Filenet. Они были по-настоящему революционны, поскольку пытались полностью автоматизировать полу-автоматические системы микрографической эры. Когда эти системы получили поддержку, начало казаться, что имиджинг системы и были решением, которое позволит сократить площади и заменить бумажные и микрографические документы. Конечно, это случилось. У нас больше нет бумажных или микрографических документов. (Как бы не так!) Вместо того, чтобы заменить их, мы теперь боремся со всеми тремя. В течение этого времени фокус был на технологиях. Новые сканеры и все типы роботизированных библиотек оптических дисков должны были решить все наши проблемы.

Затем некто по имени Торнтон Мэй на конференции AIIM поднялся и задал простой вопрос: «Где ROI во всех этих имиджинг-системах?» Действительно, как новейшие улучшения обработки пикселей влияют на ROI? Затем кто-то из представителей страховой отрасли сказал что, и вот, после экономии денег за счет сокращения площадей они начали получать основные улучшения в их имиджинг-системе путем изменения процедур. Вуаля! Улучшение workflow – и целый новый жанр софта и компании, создающие workflow-продукты.

Оглядываясь на индустрию, мы имели сканирование (имиджинг), workflow, и, по-прежнему, хранение и извлечение. Позвольте, это смотрится почти как ECM. Но подождите, есть еще кое-что предложить. Кто-то из ARMA спросил «Как насчет Records Management?» Суровые ветераны имиджинга вроде меня почесали головы и удивились — а что это? Затем мы обнаружили, что делали records management все это время, но неправильно, потому что мы были ориентированы на технологии, а не на политики. И вдруг ученик, который делал свою работу на низовом уровне, был возведен чтобы сидеть рядом с IT и определять правила и политики, то что мы делали все это время. Так Records Management был добавлен к ECM.

Параллельно этому, люди, которые занимались workflow остановились и подумали - «постойте!» - нам нужно управление бизнес-процессами чтобы анализировать, что говорят нам средства workflow. Иными словами, мы пошли обратно. BPM появились прежде workflow. Итак, BPM тоже добавили к ECM.
Тем временем, на ранчо, помните, повышение производительности труда путем создания сетей компьютеров? Хорошо, что все эти PC делали? Работали с электронной почтой, конечно, вместе с созданием документов и электронных таблиц с базами данных в придачу. Окей, давайте забросим управление электронной почтой в ECM. Будем разумны — она же электронная, содержит много информации, мало ли что, а объемы слишком велики, чтобы их игнорировать.

Другие технологии также вступили в игру; такие как оптическое распознавание образов (OCR, что было где-то рядом все время), которое стало вместе с управлением формами (forms management) составной частью имиджинг-систем. Потом настала эпоха Web и все опять изменилось.
Изменения это единственная постоянная вещь в нашей отрасли.

Итак, вот мое последнее слово. Мы уже придумали управление знаниями как высокоуровневую стратегию для использования имеющейся у нас информации. Лично я на следующем этапе голосую за Управление Мудростью - Wisdom Management. Это более кратко и емко, чем ECM. К тому же, я становлюсь старше и это имеет определенное звучание.

Alan Linden is a long-time member of AIIM. He received AIIM’s Award of Merit in 2009 and is AIIM Fellow 164.

Источник:
http://www.aiim.org/infonomics/the-history-of-ECM.aspx?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=feed:+infonomics-magazine-web-exclusives+(infonomics+magazine+-+web+exclusives)