В обсуждении этого поста Константин предложил:
"Чтобы перевести дискуссию в более позитивное русло, я предлагаю на новом ее витке уже не комментировать старые посты и комментарии на них, а обсудить новую тему и возможно новый термин, который можно и нужно вводить в оборот официального юридического русского языка. Я предлагаю поговорить об Электронном Документе и об Электронном Подлиннике. Ваше мнение ?"
Ну что, поехали?
Недавно принятые Правила делопроизводства в ФОИВ (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477), содержат такое определение (см.п.4): «"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа».
ОтветитьУдалитьКонечно, почти такая же формулировка содержится и в ГОСТ Р 51141-98, но тот хоть не претендовал ни на регламентацию электронного документооборота, ни на регламентацию всех видов документации… И, что важнее всего, в отличие от ГОСТа, Правила для госорганов являются обязательными к исполнению.
В итоге даже в бумажном делопроизводстве может возникнуть юмористическая ситуация: скажем, договора обычно заключаются в нескольких экземплярах. У одного контрагента (у кого – это ещё надо выяснять!) подлинник, а что у второго? Само собой, это не подлинник. Это не заверенная копия (потому что не заверена в установленном порядке), и не дубликат (потому что не утрачен первый экземпляр). Снять с этого «нечто» заверенную копию тоже, строго говоря, нельзя, поскольку копию можно снимать только с подлинника или, изредка, с заверенной копии. Остается одно: это простая незаверенная копия, не имеющая юридической силы! :)
Ну а при работе с электронными документами, сами понимаете, ситуация становится ещё забавнее…
Да-да, Наталия, я ровно это и имел в виду... в стране сложилась уникальная ситуация в принципе когда многие вопросы невозможно регулировать просто потому, что язык которым оперируют потенциальные регуляторы совсем не способен описать все реальные потребности рынка, поскольку ему не хватает терминологичечской базы для описания даже всего многообразия бумажного мира документов, поэтому про электронный мир даже начинать говорить порой страшно, но глаза бояться, а руки делают ! В принципе утешает одно, что ситуация не уникальна, поскольку например вся российская нормативная база налоговая очень слабо пересекается с нормативной базой юридической, что несомненно приносит экономике куда как больший вред, чем наш скромный сегмент документных вопросов. Однако, на первую проблему уже государство начинает обращать внимание и вопрос кодификации номативной базы в разных областях постепенно набирает обороты. Поэтому, если мы сможем договориться как-то о современной терминологии способной описать все технологические достижения внутри нашей отрасли, то далее будет гораздо проще обратить внимание государственных регуляторов на необходимость корретировок в нормативных документах.
ОтветитьУдалитьЯ бы начал разговор с того, что из ГОСТ 51141-98 процитировал не определение «подлинник» (оно мало что дает нам для обсуждения), а определение «подлинный документ» (хотя, уже само наличие этих двух близких - до степени смешения, как выражаются в авторском праве – терминов наводит на невеселые размышления…).
ОтветитьУдалитьИтак:
«26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения».
О! Тут уже есть, за что зацепиться – появилось понятие «достоверность». В самом ГОСТ 51141 «достоверность» никак не определена. Зато этот термин есть в ГОСТ Р ИСО 15489 – в подразделе 7.2 «Характеристики документа», пункт 7.2.3 «Достоверность»:
«Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.»
Вообще-то, в оригинале стандарта приведенный выше фрагмент идет под заголовком «Reliability». И хотя для «reliability» действительно существует вариант перевода «достоверность», чаще все же этот термин переводится как «надежность». Причем, ниже по тексту русского версии 15489 (в разделе 8) «reliability» уже переводится, как и положено - «надежность». Потрясающая терминологическая гибкость «авторов»!! То для двух ключевых терминов у них находится только один перевод, а тут для одного исходного термина – сразу два значения…
Но вернемся к достоверности. Только не к той, которая в пункте 7.2.3, а той, которая в пункте 7.2.2 и названа в переводе «Аутентичностью» (в оригинале стандарта – «Authenticity», что как раз часто и переводится как «Достоверность»).
«Документ является аутентичным, если он:
а) является тем, чем должны быть;
б) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
в) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.
Чтобы обеспечить аутентичность документов, организации должны внедрить и документально зафиксировать политику и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).»
To be continued… :)
Краткое содержание предыдущих серий… :). Не забываем, о чем идет разговор – о потенциально новом термине «Электронный Подлинник», предложенном Константином.
ОтветитьУдалитьПонятно, что приведенные выше две характеристики документа – «аутентичность» (authenticity) и «достоверность» (reliability), безусловно, являются критически важными для подтверждения подлинности документа. Но их недостаточно – потому что подлинный документ должен еще доказательно находиться в неизменном виде (достоверность и аутентичность сами по себе не обеспечивают неизменности). Т.е., нам еще понадобится обеспечить целостность документа. Читаем в стандарте 15489:
«7.2.4 Целостность
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или примечания могут быть добавлены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или примечания могут быть разрешены, и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные примечания, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.»
К чему мы пришли? Подлинный документ должен быть достоверным, аутентичным и целостным. Т.е., он должен являться «записью» - в понятийном поле оригинального стандарта 15489.
Возвращаемся к идее Константина – ввести термин «Электронный Подлинник», который бы мог устранить неоднозначность термина «Электронный Документ» и заменить собой так нелюбимую официальными методологами «запись». Что я думаю по этому поводу?
А думаю я следующее. Как альтернатива «электронной записи» в контексте ECM, вариант «электронный подлинник» смотрится неплохо – и вполне мог бы прижиться. Но беда в том, что далеко не всегда мы будем говорить об электронных объектах – ведь есть (и всегда будут) физические документы и записи. И термин «подлинник», будучи «отвязан» от определения «электронный», попадает в среду консервативного восприятия чиновников, т.е. будет трактоваться в духе старого стандарта 51141 или вновь введенных Правил для госсорганов.
Значит, нужен незаезженный термин. «Запись» вполне подходит на эту роль :).
Наталья >> Недавно принятые Правила делопроизводства в ФОИВ (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477)...
ОтветитьУдалитьРешил посмотреть, что там нового и интересного. Нашел в интернете, начал читать: "документ" - официальный документ, созданный государственным органом...". Захотелось воскликнуть "Автора!" Потом прочел Вашу, Наталья, статью про эти правила и интервью с зам.директора ВНИИДАДа В.Ф.Янковой... Стало грустно...
Al_Bert'у: На днях услышала высказывание по поводу Правил, под которым подписываюсь: "Эти правила приняты правительством, поэтому мы не можем их игнорировать; их нужно в максимальной степени саботировать"
ОтветитьУдалитьЭтот комментарий был удален администратором блога.
ОтветитьУдалить