Кто, зачем и как (о блог-проекте) === Мой основной персональный Web-ресурс тут:

вторник, 20 октября 2009 г.

Терминологическая война-3, или Снова про "record"

Технический disclaimer. Этому посту, вообще-то, полагалось быть просто комментарием к вот этому посту. Но из-за технических ограничений блог-платформы (она не допускает комментариев длиннее 4096 символов - и в этом есть некая философская правильность :)), пришлось публиковать текст в качестве самостоятельного поста. Надеюсь, это не помешает продолжению дискуссии.

Теперь содержательно-персональный disclaimer. Наталья, поверьте – ничего личного! Я с большим уважением отношусь к Вам как к специалисту в области документоведения, давно и с интересом слежу за Вашими публикациями, не подвергаю ни малейшему сомнению Ваш статус эксперта в предметной области, но в данной конкретной теме я намерен дискутировать с Вами достаточно твердо (у меня тоже есть кой-какие убеждения… :). (Конец disclaimer’а).

Теперь по сути дискуссии. Я тоже не вчера впервые узнал слова «документ» и «запись». И англоязычных материалов почитал-полистал немало. И мне кажется, что устанавливать применимость профессиональных терминов, руководствуясь личными твердыми убеждениями – в этом есть что-то от «революционной целесообразности и пролетарского самосознания». Да, я не занимался терминологической практикой в части написания ГОСТов или адаптации ISOов, но моя личная практика в части анализа «восточно-европейских» и «англо-саксонских» стандартов достаточно обширна.

Начну с российских стандартов. Здесь мы имеем, на мой взгляд, классическую ситуацию «по Грибоедову», т.е. смешение «французского с нижегородским». Часть стандартов, формирующих терминологическую базу нашей предметной области (например, ГОСТ Р 51141-98) написана целиком в традициях национальной системы ДОУ; другая часть (вся формирующаяся линейка стандартов ГОСТ Р ИСО) является просто переводами (значительно запаздывающими по времени по сравнению с оригинальными текстами) международных стандартов ISO. Глоссарии терминов каждой из ветвей стандартов не согласованы до конца друг с другом, но при любых терминологических разногласиях последнее слово остается за «исконно нашим» стандартом. При этом, похоже, никого не заставляет задуматься тот факт, что «наш» стандарт утвержден более 10-ти лет назад (и с тех пор не пересматривался), когда ни один из западных стандартов, определивших термин «record» еще не был опубликован.

Я настаиваю на том, что «документ» в том же ГОСТ Р 51141-98 никак не является синонимом «record» в любом из стандартов ISO. Вот мои аргументы:

1. В ГОСТе для «документа» (базового термина, а не его расширений типа «официальный документ», «архивный документ» и т.д.) не сформулировано ключевое свойство «record» - неизменность содержания и метаданных. Да, написано, что «документ – это зафиксированная информация…», но что означает «зафиксированная»? Файл MS Word – тоже зафиксированная информация, и он содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать, но является ли всякий файл «документом»? В терминологии Microsoft Office – да, в терминологии records management – нет. Вот понятие «maintained as evidence»,  которое используется в определении  «record», содержит в себе свойство неизменности, но такого (или похожего) понятия нет в исходном определении «документа».

2. Ближе всего к понятию «record» в ГОСТе находится термин «архивный документ» - это «документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника». Но и этот термин не годится в качестве кандидата на перевод «record» (хотя довольно часто и используется в этом качестве). Еще одно важное свойство записи – возможность использования как «… доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». Согласитесь, это не совсем «значимость для общества и … ценность для собственника», которые декларируются для «архивного документа».

 Пожалуй, здесь остановлюсь – иначе мой комментарий начнет походить на трактат. На самом деле, список моих аргументов далеко не исчерпан – равно как и набор критических комментариев к российским ГОСТам. Продолжу как-нибудь в другой раз – возможно, и в отдельном посте.

 Да, чуть не забыл… Вот это место в Вашем посте: «…российское законодательство признает документы, а из записей знает записи актов гражданского состояния, в трудовой книжке, в различных регистрационных журналах и в государственных реестрах».

Видимо, Вы хотели этим примером показать неприятие термина «запись» в смысле «record» в российском законодательстве, но получилось ровно наоборот – ведь все перечисленные вами «записи» есть «records» в классическом смысле. Просто та же «запись акта гражданского состояния» - это далеко не просто строчка в журнале ЗАГСа (заведения); это все те неизменные документы (свидетельства о рождении/ браке/ разводе/ смерти…), которые, с одной стороны, имеют «значимость для общества и … ценность для собственника», а с другой – являются  «… доказательствами при подтверждении правовых обязательств». То же можно сказать и про трудовые книжки, и про госреестры…

 И совсем уж в завершение комментария. В «Толковом словаре русского языка» (авторы – С.И.Ожегов и Н.Ю.Шведова) одно из значений слова «запись» - «Документ о какой-н. сделке, акт (спец.)». Чем эта трактовка отличается от оригинального «record»?

16 комментариев:

  1. Спасибо за интересную дискуссию, во-первых, ровно ради таких содержаительных обсуждений лично я и присоединялся к этому сообществу и должен сказать, что если оно со временем приобретет еще и он-лайновую составляющую, то мы все от этого выиграем, ибо как ни страно до сих поор, нет ни одной общепринятой площадки ддля подобных обсуждений. Во-вторых, ясно что вопрос терминологии действительно имеет значение и может бытть выделить для него отдельный Тэг с разрешения модератора конечно :-). Однако, лично мне кажеться что вопрос как именно переводить на русский язык тот или иной англоязычный общепринятый термин менее важен, чем само общепринятое понимание, что семантически разные термины переводить надо разными понятиями. Уверен, что если мы договоримся по второму вопросу между собой, то острота дискуссий по первому, то есть по конкретному выбору русского эквивалента будет более простой и конструктивной. Сейчас, к сожалению, пока еще приходиться серьезно доказывать, что русская семантика понятия Документ оритируется исключиетльно на бумажный документ, а при автоматическом переносе на электронный документ она распадается на два разных понятия, второе из которых пока не признано официально. И так жить дальше нельзя :-)

    ОтветитьУдалить
  2. Альберт, вас упомянали как ключевого рецензента курса ECM Practitioner, который вместе с ABBYY привез в Россию AIIM. Глоссарий, который попал мне в руки на первой стадии рецензирования (еще до вашей редакции), был очень неудачно переведен. И одной из ключевых проблем (кроме слабой ориентации переводчиков в теме) там был перевод record. И, соответственно, большое количество терминов, которые опирались на базовое понятие record, было сформулировано неудачно.
    Как в итоге разрешилась ситуация? Оставили "запись" для "record"? Можете буквально выложить сюда определения record, document из глоссария?

    ОтветитьУдалить
  3. Да, оставили термин "запись", добавив альтернативу "официвльный документ" - со всеми вытекающими последствиями для остальных терминов.
    После моей редакции определение "record" в Глоссарии выглядело следующим образом:

    "Запись/ Официальный документ (Record)
    Информация, составленная, полученная и сохраняемая как свидетельство организацией или лицом в соответствии с требованиями закона или бизнеса.
    Источник: ISO 15489.
    Примечание 1: могут применяться также местные национальные определения.
    Примечание 2: Запись может включать в себя один или несколько документов (например, когда один из документов содержит приложение), которые могут быть на любых носителях и в любых форматах. Вследствие этого она может состоять из одного или более компонентов. В дополнение к содержательной части документа(ов), запись должна включать контекстуальную информацию и, если применимо, структурированную информацию (например, информацию, описывающую компоненты записи). Ключевое свойство записи есть ее неизменность.
    Примечание 3: как электронные записи, так и материальные (физические) записи могут управляться системой управления электронными записями.
    Источник: MoReq2 (издание на русском языке)"

    В моем предисловии к Глоссарию как редактора (не знаю, сохранилось ли оно в материалах курса) я написал следующее про термин "record":

    "Одной из главных проблем перевода Глоссария явилась трактовка термина «record», являющегося основополагающим понятием в западной практике управления документами. Русские официальные источники избегают наиболее простого и очевидного перевода «запись» и используют либо вариант «документ» (ГОСТ Р ИСО 15489-1:2007), либо вариант «официальный документ» (русский перевод MoReq2). При этом в ГОСТ 15489 даже включен специальный комментарий, обосновывающий правомерность перевода «record» как «документ» (при этом «document» также переводится как «документ»), хотя в оригинальной версии стандарта ISO 15489 «document» и «record» - разные понятия, имеющие вполне конкретные отличия.
    Появление в русском переводе MoReq2 термина «официальный документ» (гораздо более близкого по смыслу к исходному термину «record», хотя все же и не раскрывающего всю его полноту) показывает, что российские официальные методологи документоведения постепенно осознают неправомерность смысловой замены «record» русским термином «документ», однако, почему-то не могут сделать еще один простой и очевидный шаг – начать переводить «record» именно как «запись».
    В настоящем Глоссарии мы решили все-таки сделать этот шаг – практически везде в определениях терминов, где встречается понятие «record», оно переводится как «запись»."

    ОтветитьУдалить
  4. Определение "document" в Глоссарии давалось по ГОСТ Р ИСО 15489 - ведь какой-никакой, а это все же официальный источник :). К тому же, в случае с "document" переводчики стандарта не слишком исказили первоначальное определение.

    ОтветитьУдалить
  5. Предлагаю всем, кто не понимает очевидность неизменности документа, как-нибудь заявить суду или сотруднику госоргана, что поданные Вами документы и их реквизиты изменялись или могли изменяться после их создания. :))

    То, что может изменяться (за исключением строго регламентированных изменений - например, штампов в паспорте, или внесения новых записей в единые государственные реестры), как правило, документом не признаётся - нигде.

    Что касается записей как "документов о какой-либо сделке": Вы видели такого рода запись в виде "самостийного" объекта, а не в составе физического документа (типа трудовой книжки, журнала)? Сможете вы воспользоваться такой индивидуальной записью для отстаивания своих прав в отрыве от содержащего её документа, не создав отдельного документа-выписки?

    Файл Word - безусловно, зафиксированная информация. Будет ли он документом,- это зависит от целого ряда факторов. У нас, например, под "возможностью идентифицировать" в духе ГОСТ Р 51141 суды обычно понимают 1) наличие всех установленных законодательством обязательных реквизитов (в их число во многих случаях включается ЭЦП) 2) однозначность идентификации (ошибка в указании регистрационного номера или даты акта о нарушении, обнаруженная, например, в предписании контролирующего органа, может привести к проигрышу им дела). В США абсолютно иной подход, там сейчас докатились до того, что любая электронная информация может быть использована в качестве доказательства в суде (т.е. может быть признана документом судом), и, соответственно, грани между управлением "просто" информацией и документами стираются.

    ОтветитьУдалить
  6. У меня есть собственный перевод ISO 15489, и у меня термины переведены следующим образом:

    3.10 информационный материал (document): зафиксированная информация либо объект, которые могут восприниматься и обрабатываться как единое целое.

    3.15 документы (records): информация, созданная или полученная организацией или отдельным лицом, и сохраняемая в дальнейшем в качестве доказательства и сведений, - для выполнения требований законодательства, или же в интересах деловой деятельности.

    ОтветитьУдалить
  7. >> Предлагаю всем, кто не понимает очевидность неизменности документа, как-нибудь заявить суду или сотруднику госоргана, что поданные Вами документы и их реквизиты изменялись или могли изменяться после их создания. :))

    Ну, во-первых, не нужно смешивать понятие «документ», используемое в юридической или законодательной практике с понятием «документа» в сфере ECM. Думаю, что у судов и госорганов есть свой первоисточник термина «документ» и это (сюрприз!) не ГОСТ Р ИСО 15489 :). Мы же здесь ведем дискуссию о «document» и «record» именно в контексте ECM. Если же протягивать ниточку от ECM к праву/законодательству, то здесь ситуация мне видится следующей – суды и госчиновники используют в своей практике именно «записи» (т.е. неизменяемые документы), не имея представления о тонких терминологических различиях между «document» и «record». Примерно так же, как герой Мольера не знал, что он всю жизнь изъясняется прозой.

    >> Что касается записей как "документов о какой-либо сделке": Вы видели такого рода запись в виде "самостийного" объекта, а не в составе физического документа (типа трудовой книжки, журнала)? Сможете вы воспользоваться такой индивидуальной записью для отстаивания своих прав в отрыве от содержащего её документа, не создав отдельного документа-выписки?

    Наташа, извините, но мне кажется, что Вы недопоняли приведенную мной цитату из словаря Ожегова. Ведь в ней очень коротко (все-таки это словарь общей лексики), но достаточно внятно сформулировано, что «запись» - это именно документ, а не строчка в журнале. Т.е. это таки «самостийный» объект…

    >> В США абсолютно иной подход, там сейчас докатились до того, что любая электронная информация может быть использована в качестве доказательства в суде (т.е. может быть признана документом судом), и, соответственно, грани между управлением "просто" информацией и документами стираются.

    Ну вот не могу пройти мимо вот этого Вашего – «докатились»… Так и видится ненаписанное, но очень явно подразумевающееся – «их нравы, хищный оскал капитализма…» :).
    Вы знаете – а я в курсе поправок к FRCP в части ESI (Federal Rules of Civil Procedure и Electronically Stored Information – это для коллег, кто не так глубоко в теме, хотя, здесь, наверное, таких нет) :). И все, что там происходит вокруг ESI, меня очень интересует. Я даже и про Sedona Principles знаю :). Спасибо Вам за то, что Вы об этом упомянули – фактически Вы обозначили еще одну тему, которая будет интересна нашему сообществу.

    ОтветитьУдалить
  8. >. У меня есть собственный перевод ISO 15489, и у меня термины переведены следующим образом: ...

    У Вас очень хороший перевод содержательной части терминов - гораздо более точный, чем в официальном стандарте. Но вот сами термины Вы переводили, явно находясь под давлением официальной версии - так мне кажется. Потому что ни один специалист (да и обычный переводчик) не станет переводить "document" как "информационные материалы", не имея на то веских не-языковых оснований.

    ОтветитьУдалить
  9. Al_Bert меня просто сразил следующим высказыыванием: "...не нужно смешивать понятие «документ», используемое в юридической или законодательной практике с понятием «документа» в сфере ECM".

    Уважаемый коллега, я-то думала, что Вы серьёзными вещами занимаетесь, - а Вы, оказывается, в игрушки играете! Вы для кого ECM делаете-то, уж точно ведь не для бизнесменов и госорганов?

    Что касается того, что "суды и госчиновники используют в своей практике именно «записи» (т.е. неизменяемые документы), не имея представления о тонких терминологических различиях", то мой ответ простой. Смените законодательство, замените все "документы" на "записи", и я радостно приму Вашу точку зрения. Но не раньше.

    Что касается перевода терминов, то мой перевод появился на год, если не на два, раньше ГОСТа :))

    ОтветитьУдалить
  10. Коллеги, а мне кажеться, что дискуссия нужна не для того, чтобы в ней кто оказался победителем, а кто-то побежденным, а для того, чтобы крайние точки зрения постепенно сближались и мы все вместе науичлись приходить к фоормулировках устраюващим всех игроков рынка, для этого насколько я понимаю уважаемый модератор и пригласил нас всех на эту площадку, поскольку пресса как мне кажеться испытывает реальный дефицит ежедневного общения с экспертным сообществом. Для себя я например из длительного обсуждения сделал важнейший вывод, состоящий в том, что сторонники разных терминов согласились как минимум с тем, что семантически документ как файл и документ как запись это совсем разные вещи, которые нужно называть по разному независимо от контекста. И это большая первая победа нашего нового соообщества в этом блоге ! Чтобы перевести дискуссию в более позитивное русло, я предлагаю на новом ее витке уже не комментировать старые посты и комментарии на них, а обсудить новую тему и возмодно новый термин, который можно и нужно вводить в оборот офиального юридического русского языка. Я предлагаю поговорить об Электронном Документе и об Электронном Подлиннике. Ваше мнение ?

    ОтветитьУдалить
  11. Константин >> ... дискуссия нужна не для того, чтобы в ней кто оказался победителем, а кто-то побежденным...

    Полностью согласен. Я и начал-то эту дискуссию ради поиска терминологического консенсуса, а не ради самоутверждения.

    Константин >> Чтобы перевести дискуссию в более позитивное русло, я предлагаю на новом ее витке уже не комментировать старые посты и комментарии на них...

    Дискуссию в блоге, как и ремонт в квартире невозможно завершить - ее можно только прекратить силовыми методами :). Но я готов перейти к новой теме - почти... Вот сейчас только отвечу Наталье :)

    Константин >> Я предлагаю поговорить об Электронном Документе и об Электронном Подлиннике. Ваше мнение ?

    Я не против. Пошел копать свою подборку материалов. Вот хорошо бы только это во вновь открытом посте делать.

    ОтветитьУдалить
  12. Безусловно, это очень интересный обмен мнениями. Но спор нужен не ради спора, а для поиска конструктивных решений, для какого-то продвижения вперед.
    Было бы хорошо каким-то образом зафиксирвоать результаты дискуссии. Есть вот такое предложение ко всем участиникам дискуссии: очень кратко, тезисно сформулировать свое понимание проблемы.

    Еще хотел бы обратить внимание на такой момент: стоит попробовать встать на точку зрения заказчика-пользователя. Какое ему дело в таких терминологических нюансов? Имея в виду этот вопрос, что вы хотите сказать заказчику?

    ОтветитьУдалить
  13. Ответ на комментарий Натальи (надеюсь, мой последний коммент в этой ветви).

    Когда я написал, что «… не нужно смешивать…», то надеялся, что в сообществе специалистов не придется все разжевывать. Ну да, неточно выразился – следовало написать «… нужно различать понятия…». Но это не повод, чтобы переходить к полемике в стиле парламентской дискуссии…
    Понятие «документ» в ECM – более широкое, чем «документ» в в юридической или законодательной практике. То, что юристы, судьи, чиновники и т.п. называют «документом», с точки зрения ECM есть «запись» - т.е. тоже документ, но рассматриваемый в более узком контексте. Еще раз повторю: ключевой признак записи – неизменность, «запись» в ECM – подмножество понятия «документ», а не нечто противоположное ему. Значит, если суды работают с неизменяемыми документами, то с позиции ECM-специалиста они работают с записями. Точка.

    >> Смените законодательство, замените все "документы" на "записи", и я радостно приму Вашу точку зрения. Но не раньше.

    Законодательство и стандарты изменятся со временем – для этого мы здесь и собрались :). Вот только менять все «документы» на «записи» мы не станем. Сделаем «записями» только неизменные «документы».

    ОтветитьУдалить
  14. Андрей >> Есть вот такое предложение ко всем участиникам дискуссии: очень кратко, тезисно сформулировать свое понимание проблемы.

    Ну мое тезисное понимание проблемы очень простое - "record" следует переводить как "запись". Все. :)

    Андрей >> Еще хотел бы обратить внимание на такой момент: стоит попробовать встать на точку зрения заказчика-пользователя.

    Я бы предложил обсудить эту тему в новом посте. Она достаточно интересная.

    ОтветитьУдалить
  15. Я больше не собирался возвращаться к этому посту, но нашел для него просто феерическое завершение. Жалко, что к комментариям нельзя теги навешивать, а то этому комменту вполне подошел бы вновь введенный мной тег «Прекрасное».
    Как, надеюсь, все помнят из вышесостоявшегося обсуждения, весь пафос русской версии стандарта 15489 сводится к замене «записей» на «документы». Действительно, если не знать, что написано в оригинале, перевод читается вполне сносно. Но совершенно случайно я наткнулся на чудное место в русском варианте стандарта (подраздел 7.2 «Характеристики документа», пункт 7.2.1 «Общие положения»):
    «…Помимо содержания, документ должен иметь метаданные, отражающие операции деловой деятельности, или быть постоянно связанным или объединенным с ними. При этом:
    а) …;
    б) …,
    в) должны быть представлены связи между отдельными записями, составляющими в совокупности документ.»
    Обратите внимание на буллет в)! По логике «авторов» стандарта «документ» состоит из связанных «записей» (при этом, как мы помним, никакого определения «записи» в соответствующем терминологическом разделе нет).
    Идем в оригинальный текст стандарта – и что мы там видим?
    «…c) the links between documents, held separately but combining to make up a record, should be present.» Перевожу – «должны быть представлены связи между документами, хранящимися отдельно, но объединенными в целях создания записи».
    Мало того, что в переводе полностью искажен оргининальный смысл предложения, так «авторам» еще и не удалось уклониться от так не любимой ими «записи». Потому что, если бы и здесь заменить «запись» на «документ», то получился бы вообще полный бред – «… отдельные документы, составляющие в совокупности документ» :). Правда, и в существующем виде фраза от бреда не сильно отличается…

    ОтветитьУдалить
  16. Из моего перевода ISO 15489:

    7.2.1 Общие положения

    Документ должен правильно отражать, что было сообщено или решено, или какие были предприняты действия. Должна быть возможность использовать его в интересах соответствующей деловой деятельности и для отчётности.

    Документ, помимо своего информационного содержания (content), должен включать либо должен быть постоянно связан или ассоциирован с метаданными, необходимыми для документирования операций, таким образом, что:

    a) структура документа – а именно, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами, - должна оставаться неизменной;

    b) обстоятельства, при которых документ был создан, получен и использован (деловой контекст), - должны быть ясны из документа (включая сведения о том, частью какого делового процесса являлась произведенная операция, о дате, времени, и об участниках деловой операции);

    c) должны иметься связи между отдельно хранимыми информационными материалами, которые в совокупности составляют документ.

    ОтветитьУдалить

Примечание. Отправлять комментарии могут только участники этого блога.