Миф о безбумажном офисе

Тема перехода к полностью электронному документообороту и отказу от бумажных документов регулярно всплывает в обсуждениях в нашем виртуальном клубе. Что ж, это вполне логично, ведь электронные документы - это то, чем управляет СЭД. И раздаются голоса, что, мол, грядут такие времена, когда бумага и вовсе канет в Лету. И иногда это звучит вполне убедительно.

Смотрите сами: очень важный и денежный сегмент — фондовый рынок. Акции существуют сегодня исключительно в бездокументарной форме. Бумажные акции стали раритетом, почти музейной редкостью. И все биржи прекрасно работают без всякой бумаги. Может и в остальные задачи этот опыт будет перенесен?

Сторонники бумажных документов почему-то всегда упирают на их юридическую значимость. Но ведь акции продаются и покупаются, очень юридически значимо, без бумаги. Еще один сильный довод за бумажные документы — долгосрочное хранение. Есть мнение, что бумажные документы более сохранны. Не знаю, не знаю... Столько архивов погорело... Стоит лишь немного вспомнить историю, начнем хоть с Александрийской библиотеки.

Но тем не менее окружающая нас действительность говорит о том, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать в обозримой перспективе. Оказалось, причин продолжать пользоваться бумажными документами у людей значительно больше, не только ради их юридической значимости.

Недавно попалась на глаза одна любопытная, хоть и не очень новая книжка (2001 г. издания):

The Myth of the Paperless Office

Abigail J. Sellen and Richard H. R. Harper

В ней авторы подробно разбирают, откуда взялся миф о безбумажном офисе и почему нам так нравится работать с бумагой.

Итак, фразу «безбумажный офис» запустили парни из Xerox PARC, хотя сама мысль о замене бумажного стиля работы чем-то другим восходит еще к Самуэлю Морзе и его идее электронной почты, это аж 19-й век.

Мы пользуемся бумагой потому что она просто удобнее для многих задач. Но почему все же возникает мысль о безбумажном офисе? Что не так с бумагой?

1. Бумажный документ является символом прошлого, старомодным.
2. Расходы. В принципе стоимость собственно печати невелика, по сравнению с инвестициями для тотального использования электронных документов. Но стоимость становится проблемой, когда документов очень много.
3. Пользование. Одним экземпляром может пользоваться один человек, локально. В другое место документ еще надо доставить. И бумажные документы статичны.

Эти неудобства работы с бумагой дают шанс электронным документам. Вроде преимущества электронных документов налицо. Однако переход к безбумажным технологиям требует также и организационных изменений, к чему компании просто морально не готовы.

Следующий аспект — работа со знаниями.

Это включает нас, людей, разные компьютерные системы и всевозможные бумажные документы. Эксперты по Knowledge Management обычно уделяют много внимания людям и и компьютерным системам, обходя вниманием бумажные документы.

Большое исследование провел МВФ. Интересно, что использовались этнографические методы, чтобы выявить, как именно люди работают с бумажными документами. И вот что пишут о бумаге:

1. Она поддерживает установление авторства. Черновики могут быть электронными, но финальный документ авторы предпочитают иметь на бумаге.
2. Knowledge workers, работники знаний, просматривают документы на бумаге, особенно материалы своих коллег.
3. Когда они думают о своих задачах и планируют работу, они пользуются ручкой и бумагой. (Связь между мышлением и моторикой, никакой компьютер этого не заменит.)
4. Бумага поддерживает коллективную работу с документами. В ходе дискуссии удобно делать пометки и комментарии.
5. Бумага помогает работниками знаний «смазывать колеса коммуникации в организации». Когда важный документ должен быть доведен до сведения разных важных лиц, лучше дать бумажную копию лично в руки, чем разослать по электронной почте.

И еще много чего можно сделать с бумажным документом, чего нельзя с электронным – порвать в гневе, скомкать и швырнуть в кого-нибудь, разложить все нужные документы на столе, чтобы обозревать все сразу.

Хоть МВФ является особенной организацией, это исследование можно считать вполне репрезентативным, потому что со знаниями люди везде работают сходным образом. Вывод такой — бумажные документы хорошо поддерживают процесс работы со знаниями и электронные технологии не могут их в полной мере заменить.

Чтение с бумаги

Есть мнение, что с ростом разрешающей способности и качества изображения электронных устройств, люди переключатся на чтение с экрана. Авторы отвергают этот тезис. Он провели специальное исследование на эту тему, взяв 15 человек разных специальностей, от пилота до хирурга и агента по недвижимости.

И вот что получилось:

1. Чтение повсеместно. т. е. люди читают везде.
2. Бумага предпочтительнее как носитель (media) для чтения.
3. Есть различные виды чтения. Мы читаем чтобы идентифицировать, ознакомиться, вспомнить и т. д.
4. Есть различные способы чтения. Чтение документа от начала до конца встречается редко.
5. Чтение вместе с письмом.
6. Использование множества документов. Почти в половине случаев, читая один документ, мы заглядываем в другие.
7. Сложная роль технологий. Бумага используется в сочетании с современными технологиями.

Что будет дальше?

Должны ли электронные устройства копировать бумагу? Авторы отвечают, что нет.

Люди должны понять, где использование бумаги удобно, а где нет.

Системы управления документами помогают использовать и бумажные документы как аналитический ресурс.

Так что же будет с бумагой?

Во-первых, существенный прогресс в уменьшении расхода бумаги не может быть достигнут без серьезной перестройки методов работы. Во-вторых, цифровые альтернативы бумаги еще не достигли достаточного качества. В-третьих, удобство пользования бумагой настолько велико, что даже когда появятся электронные устройства следующего поколения, для некоторых работ люди будут пользоваться бумагой.

И еще недавно вышла книга, написанная в соавторстве двумя умными людьми:

Жан-Клод Карьер, Умберто Эко

Не надейтесь избавиться от книг!

Я обязательно почитаю.