Кто, зачем и как (о блог-проекте) === Мой основной персональный Web-ресурс тут:

четверг, 1 июля 2010 г.

RM: наиболее обсуждаемые темы

Так исторически сложилось, что сообщество больше привлекают вопросы узко по СЭД (что наиболее близко западному понятию RM, хоть и не идентично), чем ECM во всей своей полноте. Должен признаться, что мне казалось, что RM уже совершенно зрелая технология и особых новшеств там ждать вроде не приходится. Оказалось, я ошибался.

Благодаря Twitter'у и Atle Skjekkeland наткнулся на интересный блог по RM, который раньше не попадался на глаза, хоть по AIIM'овским ресурсам стараюсь поглядывать.
Здесь, коллеги, все что нам нужно про знать RM: 
ALL YOU NEED TO KNOW ABOUT ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT





Предлагаю вам в кратком изложении обзор наиболее обсуждаемых тем в RM. Полный текст статьи см. http://aiimcommunities.org//erm/blog/mid-year-rm-update?sid=619
Mike Alsup's picture
Mid-year RM Update


By Mike Alsup at Mon, 06/28/2010 - 19:09
Senior Vice President for Gimmal Group




E-mail и RM. Электронную почту надо хранить так же как и прочие «рекорды», однако это до сих пор представляет проблему для многих делопроизводителей. Народ надеется, что в Exchange 2010 появятся-таки средства управления порядками хранения (retention), но пока большинство бьется в Exchange 2007.

Мысль не нова. Ей-богу думал, что у них там с этим делом давно все в порядке. Все ведущие поставщики ECM уже лет десять назад протрубили об интеграции с e-mail. Очень странно, что это все еще проблема для людей.


Авто-классификация. Существуют продвинутые технологии, которые помогают идентифицировать в огромных завалах потенциальные «рекорды». У многих больших организаций есть файловые свалки, у в которых трудно что-либо найти. Еще большая беда возникает при миграции этого хозяйства на нормальные платформы, потому что нужно будет все классифицировать. В общем, да здравствует eDiscovery!


Federated Records Managementавтор говорит, что об этом только все и толкуют, но реально в работе он еще не видел. Продвигаются активно в этом направлении Autonomy, IBM, EMC и Open Text.Вроде все слова знакомы, а смысл темен — что есть Federated Records Management? Google тут же направил меня куда следует, на ресурс, название которого русскому уху покажется уж слишком смелым — Wikibon. Короче, это такой способ управления записями, когда они хранятся по месту, а политики ведутся централизованно и применяются к удаленным сайтам. (я так понял).
Читал здесь: http://wikibon.org/wiki/v/What_is_Federated_Records_Management



SharePoint 2010 RM — релиз наконец-то вышел, и все — большие и маленькие — кинулись экспериментировать с новыми RM-фичами. Конечно, многое стало лучше, но за то архитектура усложнилась по сравнению с MOSS 2007 и по-прежнему есть существенные ограничения. Автор полагает, что сначала сертификацию своих RM-решений на SharePoint 2010 по DoD 5015.2 получат лидеры - Open Text, EMC, CA (Autonomy), HP и LaserFiche. Однако все эти приложения используют внешний репозиторий для хранения «рекордов». Однако ясно, что на самом деле это рынок для чистых игроков на платформе SharePoint.

Управление физическими записями. Автор говорит, что видел несколько новых продуктов в этом году. FileTrial просто взорвал рынок своим решением с поддержкой RFID и интегрированным с SharePoint Term Store. Однако большого роста в этом сегменте не наблюдалось.

Оказывается, есть целый рынок таких решений! Может это и есть наш СЭД — ведь наши заказчики все еще никак не мыслят электронный документ без бумажного. Если посмотреть объективно, то в основном наши СЭД внедряются для управления физическими записями.

External Blob Storage (EBS) Другие новые продукты типа HP Tower 7 и EMC EDRSMS Connectors используют технологию внешнего хранения BLOB'ов чтобы обеспечить применение проверенных RM-решений на платформе SharePoint. (технические детали опустим.)

Похоже на обычную историю — Microsoft что-то недоделал и тем самым дал партнерам заработать. Но интересно другое: раз речь зашла о Blob'ах, то стоит задаться вопросом – а что за информация в этих Blob'ах? Я думаю, что настает наконец пора, когда начинают активно сохранять разные мультимедиа.

The Trifecta. (Вообще это термин из области скачек — угадать, какая лошадь придет первой, второй и третьей, в точном порядке.)
Ключевая проблема, которая взывает о своем решении заключается вовсе не в конверсии унаследованных приложений, интеграции с управлением физическими записями или миграция веб-сайтов на платформы Open Source или SharePoint, на чем в основном фокусируются вендоры. Проблема в том, говорит автор, что организациям всех размеров нужны RM-решения, которые будут применять политики управления документами и обеспечивать классификацию документов последовательно и незаметно к содержимому SharePoint, общим дискам и унаследованным системам, потому что до сих пор организации хранят 80-90% своего контента именно там. Не упустите свой шанс!

Вот действительно новость. Думал, что давно все схвачено и каждая уважающая себя организация уже лет десять как использует какой-нибудь приличный продукт для управления документами. Коллеги считают, что ситуация более пессиместична. Хотя если вспомнить О'Генри, то «здесь огромный рынок! Все ходят босиком и ни одного обувного магазина!»


7 комментариев:

  1. 1. То, что наши СЭД на 80-90% ориентированы на RM - это еще раз показала последнии дискуссия о "что такое СЭД".
    Мы пытаемся выставить наши СЭД в качестве ECM-решений, но на самом деле не может оторваться от родного ОРД.

    2. То что письма у нас не являются объектами СЭД, видно из простого опыта.

    Рассылка пресс-релизов и приглашений.
    Зарубежные почти НИКОГДА не содержат вложений - все в письме
    НАШИ почти ВСЕГДА содержат вложения (Word)

    Почему? Потому что наши СЭД не имеют механизмов регистрации и учета писем.

    ОтветитьУдалить
  2. Спасибо за самостоятельную победу над !--more--. Наблюдал в реальном времени :-)

    ОтветитьУдалить
  3. Спасибо Станиславу – хороший материал, дающий повод для разговора!

    1. Станислав в этом пункте не почувствовал проблему – отсюда и его удивление. Речь идёт об отслеживании сроков хранения документов, причём ошибки как в сторону слишком долгого, так и слишком кратковременного хранения обходятся компаниям очень дорого. Сообщения электронной почты составляют сейчас свыше 70% всех документов, рассматриваемых судами, и именно в них чаще всего противная сторона отыскивает «компромат». А с интеграцией электронной почты в документные системы проблем как раз нет.

    2. Автоклассификация – инструмент решения всё той же проблемы: выделения документов из общего потока электронной почты, и/или автоматизации установления их сроков хранения. Проблема, как и в п.1, заключается в высокой цене ошибок.

    3. О федеративном управлении документами см. http://rusrim.blogspot.com/2009/12/blog-post_22.html

    4. Перевод (конец пункта) нуждается в уточнении. «Первыми приложениями для Sharepoint, которые будут сертифицированы на соответствие стандарту DoD 5015.2, будут традиционные продукты для управления документами от таких производителей, как Open Text, EMC, CA (Autonomy), HP и LaserFiche. Все эти приложения используют внешнее хранилище для хранения документов и управления ими. Однако ясно, что имеется рынок и для чисто-Sharepoint-овского управления документами».

    5. FileTrail (см. http://filetrail.com/ ) – это интегрированное решение для управления электронными и физическими документами (делами, коробами). Усиленный функционал работы с физическими документами поддерживает процедуры выдачи, возврата, резервирования, передачи, отслеживания и т.д. – в этом заинтересованы, например, юридические фирмы и компании, занимающимся внеофисным хранением. В наших СЭД таких богатых функциональных возможностей обычно нет.

    6. Объяснение здесь: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb802812.aspx Ларчик открывается просто: если у Вас много неструктурировнного контента (именно его в данном контексте и называют блобами, и мультимедиа тоже попадает в эту категорию), то SQL Server может оказаться не лучшим решением для хранения этих объектов. Их можно хранить «на стороне».

    7. Автор возвращается к п.1. Ключевой проблемой он считает классификацию документов, установление и отслеживание их сроков хранения. И это действительно проблема, учитывая объёмы и сложность электронных документов – в первую очередь, электронной почты; а также то, что уполномоченных по делопроизводству в американских компаниях не держат, и эту задачу сотрудники деловых подразделений должны решать самостоятельно.

    ОтветитьУдалить
  4. Коллеги, не хотите принять участие в редактировании вики-статьи об RM? Она переводная и там есть еще где разгуляться :) http://ru.wikipedia.org/wiki/Управление_записями

    ОтветитьУдалить
  5. maria-polozova>> не хотите принять участие в редактировании вики-статьи об RM?

    Профессионалы-практики у нас управляют документами, в судах и госорганах тоже принимают, рассматривают и выдают не записи, а документы. Российский перевод стандарта ISO 15489 - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 опять же посвящён документам. Управление записями IMHO относится к области религии, пусть об этом пишут сами верующие! :))

    ОтветитьУдалить
  6. Стас благоразумно вообще никак не переводил на русский RM в своем посте :-)

    ОтветитьУдалить

Примечание. Отправлять комментарии могут только участники этого блога.