Кто, зачем и как (о блог-проекте) === Мой основной персональный Web-ресурс тут:

понедельник, 21 июня 2010 г.

Зачем нужно определение СЭД?

"... все о бане"... Все же продолжению тему "что такое СЭД" (http://ecmclub.blogspot.com/2010/06/20.html).

Как я понял, основной ответ на вопрос "что такое СЭД" звучит так -- "А зачем такое определение нужно? Жили и без него. А кому нужно - тот и так знает"
Согласен в Владом Боркусом о том, что "если задача конкретная (скажем - согласование договоров), то сразу все становится прозрачно".

Конечно, тем, кто копает конктерные котлованы под фундамент знания, особых познаний в теории инженерной геологии тоже не нужно. Дачу, причем даже трехэтажную, тоже вполне можно построить.

Но вот тут какое дело...

 Недавно один СЭД-знакомый посетовал в раговоре по поводу того, что СМИ очень вяло реагируют на PR-мероприятия по СЭД-тематике. В том числе по итогам ДокФлоу.
Я вижу прямую связь между реакцией СМИ и уровнем самоопределения отрасли. Более того, рикну утвержать, что есть нет самоопредения, то и отрасли нет.

СМИ - это просто один из примеров.
Недавно у нас в PC Week было опубликовано интервью, где представители вендора говорили о желании решать отраслевые задачи (например МЭДО), в том числе привлекая к теме внимание общественности. Но как можно привлекать внимание к тому, что мы мы можем понятным образом сформулировать.

По ходу дискуссии в прошлой записи Наталья Храмцовская предложила такое определение

"CЭД – автоматизировнная система или подсистема, включающая программное обеспечение, оборудование, нормативно-методическую базу и обученный персонал, которая, как минимум, обеспечивает электронный учёт документов (в первую очередь, организационно-распорядительных) и их упорядочивание, поддерживает внутренние workflow-процессы исполнения документов и контроль исполнения. Может поддерживать хранение и использование документов и/или их копий в качестве корпоративного ресурса, отслеживание сроков хранения, и по их истечении - уничтожение документов либо их передачу на архивное хранение. Полнофункциональные СЭД часто реализуются в виде модуля ECM-систем"

По этой формулировке можно сразу высказать такие комментарии
1. Какие задачи рещаются с помощью СЭД в организация?
2. О каких документах идет речь (в первую очередь сказано, но нужно бы представить и про "вторую очередь")
3. Что такое ECM-система (она упоминается).

Обратите внимание, что из определения следует, что в "электронном документообороте" электронная часть относится только к регистрации. А как мы будем называть системы работы в электронными документами? СЭЭД (два Э)?

Мне кажется, что подобной "просто формулировки" просто изначально недостаточно. Нужна более глубокая структуризация проблемы

22 комментария:

  1. Я остаюсь сторонником определения СЭД через описание бизнес-задачи, решаемой этой системой: "автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций".

    ОтветитьУдалить
  2. Михаил Писарев>> Я остаюсь сторонником определения СЭД...

    Скажите, Михаил, как догадаться, читая текст нравящегося Вам определения, что оно относится именно к СЭД, а не к Windows, ECM, ERP или к системе автоматического пожаротушения? :)

    ОтветитьУдалить
  3. Посмотрела проект стандарта ISO/DIS 12651-1 "Electronic document management - Vocabulary - Part 1 Electronic document imaging", и обнаружила в нем определения, которые, возможно, заинтересуют участников дискуссии по данной теме.

    Первое определение практически не идёт дальше расшифровки аббревиатуры, и по той же модели можно определить и СЭД, заменив documents на records:

    4.48 EDMS (abbreviation)
    Electronic Document Management System
    Computer-based application dealing with the management of documents throughout the document life cycle. [IEC 82045-1]


    По образцу второго определения, в определение СЭД можно, при желании, добавить слова: "система...которая позволяет организации получать, организовывать, хранить и доставлять документы, имеющие существенное значение для её функционирования" - по-моему, Андрей как раз этого и хотел?

    4.53 ECM (abbreviation)
    Enterprise Content Management
    a set of tools and methods that allows an organization to obtain, organize, store and deliver information crucial to its operation. It can be broken down into five major components – capture, manage, store, preserve, and deliver content.

    NOTE — The fundamental objectives of ECM are to streamline access, eliminate bottlenecks, optimise security, maintain integrity and minimize overhead.

    ОтветитьУдалить
  4. Похоже, мне нужно просто снять свой вопрос с поветки дня (по крайней мере, на время).
    Получается так, что проблема заключается в том, что есть один человек (это я), которые не понимает, что такое СЭД, и отклекает спецов на поянснение известных всем вещей.
    На самом же деле, у меня личного интереса в познании этого вопроса нет (тем более, что у меня есть свое представление, которое зафисировано в публикациях).

    Може интерес заключается в том, чтобы понять: Является вопрос "что такое СЭД?" актуальным.
    Понял еще раз - неактуален
    :-(

    ОтветитьУдалить
  5. Он вечно актуален. "Что делать?", "Кто виноват?", "Кому на Руси жить хорошо?" и вот "Что такое СЭД?"

    Собственно только своей "вечностью" эти вопросы и интересны, ну, не сами же по себе...

    ОтветитьУдалить
  6. Хотел пропустить эту ироничную реплику, но решил не пропускать.
    "Кто виноват?" и "что делать?" - это одни из самых актуальных вопросов при решении вполне конкретных любого управления и планирования.

    Если в вашей компании их вспоминают только для того, чтобы поиронизировать над "вечностью", то остается лишь порадоваться за компанию. А может, посочувствовать...

    ОтветитьУдалить
  7. Андрей, я здесь как частное лицо (если Вы читаете профайлы своего блога) и умозаключения относительно моей компании прошу отставить.

    Ходить бесконечно по кругу и вопрошать об определениях, не замечая реальных проблем этого рынка - вот, что, собственно, просматривается невооруженным глазом. Да, мне неинтересно определение СЭД, равно как определение неба, земли, человека или электричества. И никому это не интересно, хотя сами по себе явления, кто спорит, замечательные. Схоластика никому не интересна. И не надо тут вспоминать про науку - она здесь ни при чем. Фарадей не определения давал, а явления исследовал. Почувствуйте разницу.

    ОтветитьУдалить
  8. ... не моего блога, а "нашего". Все авторы имеют тут равные права для публикации своего мнения.

    Я тут пишу о том, что интересно мне. Что может делать каждый другой автор.

    > И никому это не интересно,

    Вы не правы. Я знаю, как минимум одного, кому это интересно.

    > не замечая реальных проблем этого рынка

    Я пишу о том, что замечаю я. Если кто-то замечает другое, то это его дело - держать свои наблюдения при себе или поделиться ими.

    Кроме Фарадея был еще и Максвелл...
    Обратите внимание! Заслуги Фарадея общепризнаны, но именно Максвелл сделал следующий решительный шаг в познании электричества.
    Почувствуйте разницу!

    ОтветитьУдалить
  9. > умозаключения относительно моей компании прошу отставить.

    Разве я писал о какой-то конкретной компании? Я говорил о гипотетической организации, сделав лишь предположение, что почти все люди где-то работают...

    ОтветитьУдалить
  10. Ok. Мы чтем Максвелла. Хотя мне кажется, Вы взыскуете тут скорее Аристотеля. Но он тоже уважаем. Пусть выскажется.

    Обратимся к примерам.

    На главной странице docflow.ru сказано "В выставке приняли участие 62 ведущие компании из числа разработчиков программного обеспечения, производители аппаратного обеспечения, системных интеграторов". С цифры "62" по ссылке попадаем на список "участников", который на 37% состоит из медиа-осветителей типа "Профиль" или "Финансовая газета". Как Вы думаете, причина в том, что организаторы выставки, не имея основополагающего определения СЭД, имеют полное научное право причислять эти уважаемые издания к ведущим разработчикам и прочая. Лично мне интересно, какая сила заставляет мирового лидера OCR (без дураков) на глазах у всех разбавлять пиво лошадиной водой. Я касался этой темы где-то 5-6 мая, там были всякие цифры, но (мне показалось), что кто-то удалил эти посты с "нашего" блога. Контент менеджмент, ничего не попишешь.

    Это маленький, но симптоматичный пример реальной, а не схоластической, проблемы рынка СЭД.

    ОтветитьУдалить
  11. >>как догадаться, читая текст нравящегося Вам определения, что оно относится именно к СЭД>> ну просто нужно вспомнить, для чего существует делопроизводство - как раз для реализации "процесса управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций". Windows и ERP тут ни при чем.

    ОтветитьУдалить
  12. Определение, которое приводит Михаил уж слишком широкое. Оно действительно может быть отнесено к любой системе управления. Я вам так скажу: в ТЗ такое не прокатило бы. (Там где ТЗ читают.) Все-таки наверное базисная вещь - документационное обеспечение управления, а уж потом система его автоматизации.

    Но именно это определение опубликовано на Википедии: http://ru.wikipedia.org/wiki/СЭД
    (при копировании ссылка могла испортиться, но я думаю вы и сами найдете)

    ОтветитьУдалить
  13. > Я касался этой темы где-то 5-6 мая, там были всякие цифры, но (мне показалось), что кто-то удалил эти посты с "нашего" блога. Контент менеджмент, ничего не попишешь.

    Никакой цензуры не было. Пост бы удален автором, скорее всего случайно.
    Подробные результаты расследвоания этой ситуации приведены тут:

    http://ecmclub.blogspot.com/2010/06/blog-post_23.html

    ОтветитьУдалить
  14. Стас!
    Посмотри новый пост. У тебя не сохранились тексты двух удаленных тобой в начале мая постов?

    ОтветитьУдалить
  15. > "процесса управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций".

    Мне кажется, что под это определение вполне подойдеи м ERP.

    Определение явно недостаточное, посколбку в нем даже не упоминается "документ". А если все же посмотреть Википедию (других авторитетных ресурсов никто почему-то не упоминает), то там дальше основные пояснения даются применительно к документам.

    В целом почти очевидно, что в определении СЭД ключевым элементом должен быть документ.
    И чтобы провести границу между СЭД и той же ERP, нужно провести разделение между СЭД-документом b ERP-документом.

    ОтветитьУдалить
  16. По поводу Википедии - коллеги, у меня складывается ощущение, что вы не поняли, что имеющееся определение в Википедии опубликовано МНОЙ.

    ОтветитьУдалить
  17. Андрей, про документ - согласен, спасибо за идею. Так лучше?

    СЭД — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

    ОтветитьУдалить
  18. > что вы не поняли, что имеющееся определение в Википедии опубликовано МНОЙ.

    Я догадался, но гарантии не было.
    А сейчас - искренне поздравляю!
    Это действительно важный шаг, после которого можно идти дальше.

    ОтветитьУдалить
  19. Михаил Писарев>> При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

    Мне кажется неуместным использование в определении термина «человеко-читаемые». Электронный документ без компьютера прочесть невозможно, а с компьютером (и божьей помощью) в человеко-читаемом виде может быть отображено всё, что угодно. Данный термин обычно используют в отношении бумажных и иных аналоговых документов, которые можно читать без помощи машин.

    «Опора на инструкции» - это, в сущности, заявление о том, процесс управления опирается на организационно-распорядительные документы. Это правильно в «высоком» смысле (вся работа организации опирается на учредительные документы). В реальных процессах управления доля ОРД может быть и очень скромной. Мне также непонятно, что такое «слабоформализованная форма».

    ОтветитьУдалить
  20. 2akolesov:
    Андрей, а с чем поздравление?
    Я тут в отдельной ветке писал, что Вики - это совершенно новое явление для привыкших к литредакции.
    Вы можете пойти прямо сейчас в Вики, нигде не регистрироваться, кликнуть на "Править" и написать следующее определение: "СЭД - идея-фикс Андрея Колесова" (шучу, шучу), и это будут читать все, кто туда пойдет. Пока кто-то другой не напишет что-то другое.
    Потому-то я писал про "мимолетный снимок бреда, порожденного блогом часто недоразвитой мозгосферы" - набор слов, смысла в котором не больше, чем во многих статьях Вики.
    Вот почему я считаю, что в Вики надо писать определения, но нельзя их читать (и в особенности им верить).
    Ну в общем все как в компьютерной журналистике - я как перестал в нее писать, так перестал ее и читать :)

    ОтветитьУдалить
  21. Наталье:
    1) Я использовал "человеко-читаемые" в значении "человеко-интерпретируемые".
    Входящее письмо, в отличие от платежки, не может быть прочитано (в смысле понято и внятно интерпретировано) машиной - в этом отличие неструктурированного (ECM) от структурированного (ERP) документа.
    "Слабоформализованная" ровно про это же.

    2) Я не имел ввиду "опору на инструкции" - там написано про управление с помощью документов, в которых написано, что нужно сделать. Т.е. речь не про ОРД.

    P.S. Просьба ко всем про ИИ не вспоминать, до тех пор пока он нигде реально входящие не интерпретирует.

    ОтветитьУдалить
  22. Я не хотел бы толкаться в википедии. К сожалению (а возможно, я просто не в курсе, прошу извинить) википедии не поддерживают альтернативные статьи. Кроме того, мне кажется будет правильным, если вся статья будет написана одним автором (или группой единомышленников). Статья в энциклопедии - не нейтральна (не путайте с объективносттью), а концептуальна, сравните статьи на одну и ту же тему в Британнике и Ларусс'е (или того лучше, в БСЭ).

    С фактами проще - можно удалить неправду или заменить ее правдой. Но определения - это не факты, а более или менее удачные констатации известного понятийного консенсуса, достигнутого профессиональным сообществом на момент написания текста.

    Я бы предпочел в определении СЭД свести менее привычные вещи к более привычным. Как нибудь так: "СЭД - информационные системы, в которых ведется учет информационных объектов и фиксируются информационные транзакции, осуществленные участниками документооборота. Информационными объектами могут быть электронные файлы, документы на материальных или электронных носителях, книги, записи в блогах, (список открыт). Информационные транзакции включают в себя приказы, поручения, оповещения, запросы/ответы, публикации (список открыт)". Т.е., я бы постарался прижаться к понятиям ERP, просто специфика ECM/СЭД в том, что учитываются не товары, проплаты и отгрузки, а движение информации, соответственно достигается более высокий уровень интеграции учетных данных с учитываемым добром (байтами).

    ОтветитьУдалить

Примечание. Отправлять комментарии могут только участники этого блога.